Systemet

Vad är ditt system? Vad är ett system? Hur kan ett system hjälpa dig som jobbar med produkter, tjänster eller inom ledarskap?

Jag har själv en förmåga att ofta tänka i system när jag arbetar med mig själv, mitt uppdrag, en produkt och tjänst eller när försöker coacha en person eller team. Eller bara när jag skapar något. Detta började när jag jobbade på Handelsbanken. Jag hade två stora uppdrag, en agil transformation samt att bygga upp en designförmåga. I båda fallen handlade det om stora förändringar som var både komplicerade och komplexa. Just när du jobbar med komplexa utmaningar är just ett systemtänk något som kan hjälpa dig från att bli tokig.

Så varför jobba med system?

För mig är det främst följande

• att få överblick över en komplex utmaning
• att enklare kunna förklara för andra varför vi jobbar med en viss sak, eller vad vi inte jobbar med
• att visa på hur allt hänger ihop och att vi måste jobba tillsammans för att lyckats
• att visa och se när det saknas delar i system som kan göra att det blir bättre

Vad är ett system och systemtänkande och hur kan du jobba med det?

Jag brukar tänka ganska enkelt kring detta. Om du ritar upp en matris på 4x4, 8x8 eller 16x16. Ju fler rutor ju större och komplexare blir det. Ett tips är att börja med färre rutor och med tiden bygga ut systemet.

I varje ruta börjar du sedan gruppera och kategorisera olika delar som du behöver arbeta med för att skapa den förändringar du är ute efter. Vet du inte vad som är målbilden? Det får jag att skriva om det en annan gång.

Ofta gör jag detta på papper, på en whiteboard eller med stickies, använd något som är enkelt och snabbt går att ändra. Sedan handlar det mycket om att börja gräva och leta för att förstå hur systemet fungerar. Här kan det vara att läsa dokumentation och rapporter och prata med människor. När jag börjar på ett nytt företag eller uppdrag brukar jag kolla vad som finns på den publika webben, det är ofta en bra start.

Jobbar du som ledare, produktchef eller designer är det bara att springa ut och prata med dina peers, intressenter och kanske kunder. Ju mer du lär dig kring den utmaningar du jobbar med, ju mer kan du addera till systemet.

Har du några exempel?

Om vi hoppar tillbaka till det jag berättade om förut när jag jobbade på Handelsbanken med att bygga en designförmåga, vad var systemet i det fallet? Målet med det uppdraget var ”Hur skulle vi kunna skapa en strategisk designförmåga i vår organisation vilket skapar högre kundnöjdhet, ökade intäkter och lägre kostnader?”.

När jag började med den utmaningen hade jag varken process, relationer, ramverk eller system att hänga upp mitt arbete på. Med tiden började jag dock se systemet och vad som behövde göras, inom systemtänkande pratar vi om ”emergence”, att saker uppstår. I mitt fall var det insikter som uppstod vilket gjorde det enklare för mig att veta hur vi skulle bygga och förändra systemet

I mitt exempel så hittade jag följande komponenter som jag kunde förhålla mig till.

Så i mitt system kring designförmågan hade jag bland annat

• prioritering av arbete
• lärande och träning
• research-förmåga
• roller och beskrivningar
• process och metodik
• samarbeta med andra

Som du ser på bilden har jag även märkt upp de olika komponenterna i systemet med olika färg som röd, gul och grön. Grön var ok och som vi inte behövde jobba med just nu. Gul var mindre saker som vi behövde jobba med och röd vad sådant som var mest prioriterat.  Vi har även Y-axeln där vi visade på vilket inflytande (leverage) arbetat hade, ju högre upp ju större långsiktig effekt trodde vi det skulle ha, men det var ju såklart ett antagande.

Vad finns det för fördelar?

Genom att jobba med ett system och komponenter börjar du själv får en bättre bild kring hur systemet fungerar och vad du behöver arbeta för att skapa en förändring. En annan fördel med att jobba med system är att du enklare kan visa andra, du kan prata med kollegor, intressenter och peers för att visa hur din världsbild ser ut på ett mer konkret sätt. Det kommer även hjälpa dig genom att visa på vad du jobbar med och även vad du inte jobbar med just nu.

I boken Atomic Habits skriver James Clear om system, förändring och mål. Vi tänker ofta på vad vi gör, våra aktiviteter och ibland på vad vi vill uppnå. Men vi glömmer ofta bort att det är själva system och komponenterna som vi kan hänga upp våra aktiviteter på och för att få en överblick.

Vad är det som är svårt med komplexa problem?

I systemtänkande beskrivs svårigheten med att förändra systemet. Just komplexa system är just så, att det är svårt att veta om jag ändrar en sak här, så slår det på ett annat ställe i systemet. Och då kanske inte direkt utan längre fram i framtiden. Det är ju just det som gör det så svårt att jobba med komplexitet och du inte vet exakt alltid vilka förändringar som skapade förändringen. Donella Meadows beskriver detta på ett fint sätt.

”We can’t control systems or figure them out. But we can dance with them!”

Vilken nivå jobbar du?

Här är ett annat exempel för dig som jobbar som ledare på ett företag vill se vilka förmågor som finns i företaget. Så det går att använda systemtänkande i det lilla eller det stora.

Hur kan ett system se ut för en produkt eller tjänst?

Det är något som du själv kommer att behöva fundera ut och utforska men här kommer några områden och frågeställningar som du kan ta med dig när du är ute och jagar

• Målbild: Har vi någon målbild? Vad är vårt syfte? Hur jobbar vi regelbundet med detta? Vet andra vad vårt mål är?
• Planering: Har vi en regelbunden planering? Vilka är det planerar? Vem ansvarar för att vi planerar? Planerar vi på lång- eller kort sikt?
• Uppföljning: Lyckas vi med det vi har planerat? Går vi mot de mål vi tänker oss? Firar vi när vi har lyckas?
• Kompetens: Har vi den kompetens vi behöver för att lyckas? Kan vi dela på uppgifter då vi fler har samma kompetens? Har vi både generalister och specialister? Vet alla vad vi kan? Hur skaffar vi ny kompetens?
• Process och metodik: Har vi ett sätt vi arbetar på? Vet alla varför vi gör vissa saker? Vem gör vad och när? Vem ansvarar för vissa aktiviteter? Gör vi vissa aktiviteter regelbundet så vi blir bättre på dem? Vet andra varför vi har en process och metodik?
• Prioritering: Har vi ett gemensamt sätt vi prioriterar vårt arbete på? Vet vi och andra varför och hur vi prioriterar? Är det vi eller andra som prioriterar vårt arbete?
• Hinder: Har vi något som hindrar oss från att lyckas? Vet vi hur vi kan lösa de hinder som vi har? Har vi mandat att påverka? Vet andra, som ledare och chefer varför och vad vi har för hinder?

Vad är nackdelarna då?

Vad finns det för nackdelar att tänka utifrån från ett system? Jag tänker att det ibland kan upplevas som abstrakt. Vi ska ju bara jobba och få ut saker, eller hur? Ofta så kan det ta ett tag att bygga en förståelse kring hur systemet ser ut, så det finns en nackdel när man har förväntningar på att det ska ske snabba förändringar.

Det jag brukar göra är att jag jobbar i två horisonter. Ofta löser jag den direkta utmaningen som finns. Men samtidigt samlar jag på mig kunskap kring systemet och det mer långsiktiga arbete som behöver göras. T.ex. när jag jobbar med produktteam så hjälper jag ofta dem med kompetens, relation, process och metodik, så de snabbare kommer framåt kring den utmaning de ska lösa. Men samtidigt har jag ett eget dokument där jag dokumenterar systemet, de utmaningar som finns och förslag på potentiella lösningar. Detta dokument kan jag sedan kommunicera lite längre fram för teamet eller för ledare och chefer.

Vilka element finns i systemet?

Här är några delar i systemet som kan vara bra att förhålla sig till

• Framväxt (emergence)
• Respons (feedback)
• Förseningar (delays)
• Gränser och delar (boundaries and parts)

Vad är ditt system?

Hur skulle du kunna jobba med system och systemtänkande? Vad är ditt system? Kan du använda dessa tankar kring ditt arbete eller kanske mer för personlig utveckling? Hör gärna av dig och berätta hur du tänker. Och prenumerera gärna på mitt nyhetsbrev där jag kommer fortsätta att utforska liknande ämnen framöver.

/Jens